Att ställa av äldre system är viktigt både av säkerhetsmässiga och ekonomiska skäl och följaktligen hjälper vi våra kunder med lagring och säker åtkomst till avställd information och äldre system. Oberoende vilket system som skall tas ner och stängas av.
Informationen som finns i gamla system går inte alltid att migrera rakt av till ett nytt system, ibland finns heller inget system tillgängligt som skall ersätta det gamla fullt ut. Oavsett situation så behöver man kunna arkivera det gamla systemet material men ändå ha möjligheten att återsöka informationen på ett strukturerat och kontrollerat sätt.
Vid migrering av äldre system använder vi därför olika tillvägagångssätt, inklusive kombinationer av olika tekniker. Om tillgång till metadata finns, så migrerar vi metadata och tillhörande filer utefter behov och krav. Om tillgänglig metadata saknas eller är inkomplett, så kan vi textindexera samtliga filer genom vår fulltext-indexeringstjänst. Detta ger då möjligheten att återsöka materialet genom att söka efter specifik text och/eller kombinationer av ord.
Vår uppskattade helhetslösning för att hantera alla typer av organisationens avtal. Innefattar både funktioner för e-signering och digitalt arkivering av era avtal, liksom automatiska påminnelser och regelverk, livscykelhantering samt gallring.
Avtalshantering inkluderar både funktioner för digital signering enligt eIDAS regelverk med verifiering mot extern kunddata, samt bakomliggande lagring i GDPR- och OAIS kompatibelt e-arkiv.
Lösningen levereras antingen som moln- eller hybridtjänst, där digital signering sker via befintlig molntjänst och e-arkivet kan vara installerat i kundens egna infrastruktur, eller i molnlösning där all data lagras och transporteras inom Sveriges gränser. Lösningen håller ordning på personuppgifter, följer regelverken som finns för GDPR och utbyter information med andra system och tjänster via befintligt RestAPI och vidaretransporterar data/filer till övriga interna och externa verksamhetssystem.
Har ni behov av att digitalisera fysiskt material, och samtidigt effektivisera era manuella dokumentprocesser? Vi har lösningar och tjänster som förenklar processen omkring digitalisering och hantering av ert informationsflöde.
Vi hjälper både mindre som stora organisationer med övergången från fysiskt material till digitala processer och digital arkivering. Vi tar hand om både strukturerad och ostrukturerat data i diverse fysiska format såsom papper, mikrofilm, bilder, mikrofiche etc. och omvandlar det till elektroniska informationsbärare och automatiserade processer. Antingen som tjänst eller genom leverans av systemlösningar, utefter som passar er och er situation bäst.
Vi stödjer fondförvaltare med ett specifikt arbetsflöde där man hanterar byten och ändringar i fondförvaltningen. Denna tillämpning är mer av traditionell ärendehantering, där fondärenden utföres av handläggare och och viktiga statusändringar i ärendet flaggas. Ofta innefattar arbetsflödet en stor mängd olika dokumenttyper som behöver lagras och hanteras på ett processmässigt korrekt sätt.
Vi ser bl.a. till att hantera dokumenttyper som adressändring, Autogiroanmälan/Medgivande, Ändring autogirouppdrag, Andelsbevis, Best av årsbesked/Kontouttag, Boknings AVI, Byte av org.nummer, Byte av clearing, Dispositionsrätt, Gåvobrev, Ändring automatisk dragning, Ansökan om fondkonto, Rättelse, överlåtelse av andelar, Incidentrapporter, Köp/Inlösen/Fondbyte, Makulering av order, Makulering av överlåtelse, Order, Personnummerändring, Rabatt, Reconciliation, Rättelse, Signaturlista, Skatteskyldighet, Spärr av andelar/Spärrhävning, Teckning, Transfer Bekräftelse, Transfer Uppdrag, Utredning, Vändningsaffärer, Återsökning och Överföring
I det fall ni har behov av lagring och tillgång till de fysiska dokument som ni hanterar via våra digitala tjänster så erbjuder vi både kort- och långtidsförvaring, med anpassade nivåer av gallrings- och remitteringsupplägg.
Vi erbjuder tjänsten via våra samarbetspartners som har lång erfarenhet inom området, arkivering sker i deras fysiskt säkrade lokaler där respektive kunds material arkiveras på specifik plats och under avtalad arkiveringstid, alternativt gallras i enlighet med uppdragets regelverk.
Vi hjälper till att stödja försäkringshandläggare med att ge dem smidig tillgång till både inkommande och utgående försäkringshandlingar. Detta så att handläggarna snabbt kan se vad en kund har skickat in till företaget och/eller vad företaget har skickat ut till kunden. Handlingarna kan presenteras antingen genom vårt eget användarvänliga gränssnitt, alternativt genom en integration med kundens interna verksamhetssystem.
Ofta innefattar arbetsflödet en stor mängd olika dokumenttyper som behöver lagras och hanteras på ett processmässigt korrekt sätt. Vi ser bl.a. till att hantera dokumenttyper som annullation, Ansökan, Avtal, Bedömning, Bouppteckningsintyg, Dödsbo, Faktura, Flyttuppdrag, Frågeformulär, Fullmakter, Förhandsbesked, Försäkringskassan, Hälsodeklarationer, Informationsbrev till kund, Journaler, Klagomålshantering, Kopia av id-handling, Läkarutlåtande, Lönerapport, Medicinsk handling, Nyteckning, Polisrapport, Samtycken, Sjukanmälan, Sjukersättning, Skatteverket, Slutbedömning, Utbetalning, Utlåtanden, Ändringar och Återförsäkring.
Genom hantering och arkivering av kredithandlingar kommer våra kunder snabbt och enkelt åt handlingarna på ett och samma ställe, samtidigt som vi säkerställer att regelverket för GDPR följs. Kredithandlingarna är ofta av känslig karaktär och det är viktigt att tillgången kan styras på korrekt behörighetsnivå.
Ofta innefattar arbetsflödet en stor mängd olika dokumenttyper som behöver lagras och hanteras på ett processmässigt korrekt sätt. Vi ser bl.a. till att hantera dokumenttyper som kreditansökan, kreditavtal, kreditbedömning, betalningsvillkor, kreditrapporter, och andra relaterade kredithandlingar.
Vi hjälper er att lagra, hantera och följa upp organisationens ledningssystem för kvalité-, miljö- och informationssäkerhet. Dokumentation för ledningssystemen, policys och stödprocesser hanteras i vårt digitala arkiv, med funktioner för regelverk och automatiska påminnelser för interna såväl som externa händelser/uppdateringar.
Lösningen erbjuds antingen som moln- eller hybridtjänst, där digital signering sker via befintlig molntjänst och lagringen kan vara ske hos kunden, eller i molnlösning där all data lagras och transporteras inom Sveriges gränser. Lösningen kan konfigureras för att samverka och utbyta information med andra system och tjänster via befintligt RestAPI.
Organisationshandlingar är en tillämpning för att hantera administrativa dokument och arbetsflöden inom ett företag eller organisation. Inkluderar bla funktioner för e-signering och digitalt arkiv med livscykelhantering och gallring.
Ofta innefattar tillämpningen organisationshandlingen en stor mängd olika dokumenttyper som behöver lagras, signeras och hanteras på ett processmässigt korrekt sätt. Vi ser bl.a. till att hantera verksamhetens handlingar och dokumenttyper såsom Affärsplaner, Mål och Strategier, Aktiebok, -brev, Bolagsordning samt Arbetsordning för styrelsen, Bolagsverket, Brottsutredningar, Extern revision, Finansdepartementet, Finansinspektionen, Garantistiftelsen, IT-råd, Interna regler, avvikelser mot IT-riktlinjerna samt externa regler, Juridik, externa utredningar, Klagomålsgruppen, Kontroll och styrning, Kundärenden, Patent- och registreringsverket, PUL-förteckning, Presidiemöten, Remisser, Styrelsemöten, Utkontraktering av verksamhet, outsourcing, Varumärke, Årsredovisning, Årsstämma.
Att säkra processen för att hantera kunders pensioner är ytterst viktigt, då det handlar om många olika dokument som ska hanteras mellan pensionsförmedlare och deras kunder. Vi hjälper till att säkra upp, skydda och hantera dessa samtliga dokument, så att inga handlingar riskerar att försvinna i processen.
Arbetsflödet för pensionshandlingar innefattar olika typer av dokument, såsom pensionssparande, pensionsavtal, pensionsutbetalningar, pensionsförsäkringar, och andra relaterade dokument. Vi strävar efter att effektivt hantera dessa för att säkerställa en smidig process för våra kunder.
Vår tillämpning för personalhandlingar innebär en helhetslösning för att hantera organisationens HR- och personalakter. De innefattar både funktioner för e-signering och digitalt arkivering av era personalhandlingar, liksom automatiska påminnelser och regelverk, livscykelhantering samt gallring.
Personalhandlingar inkluderar funktioner för digital signering enligt eIDAS regelverk med verifiering mot extern kunddata, samt bakomliggande lagring i OAIS kompatibelt e-arkiv. Systemet kan vara installerat i kundens egna infrastruktur, eller i molnlösning där all data lagras och transporteras inom Sveriges gränser. Lösningen håller ordning på personuppgifter, följer regelverken som finns för GDPR och utbyter information med andra system och tjänster via befintligt RestAPI och vidaretransporterar data/filer till övriga interna och externa verksamhetssystem.
Kategorier och dokument som våra kunder hanterar inom tillämpningen personalhandlingar inkluderar bl.a. Anställningsavtal, Anställningsbevis, Ansökan, Arbetsgivarintyg, Arbetsskador, Avtal utlandstjänstgöring, Befattning, Bekräftelse av anställnings upphörande, Besked – uppsägning pga av arbetsbrist etc, CV, Delegering, Hälsodeklaration, Individuell utvecklingsplan, Interna betyg, Kapital och livförsäkring, Kontrakt, Läkarintyg, Omställningsstöd, Pension, Personförsäkring, Rehabilitering, Reseförsäkring, Sekretess och serviceförbindelser, Sjukvård, Tantiem & Bonus, Tjänstledighet, Utbildningsintyg, Varningar, Ändring av arbetstid, Ändring av lön.
Restjournaler är en tillämpning för att hantera och arkivera restjournaler, dvs. journalhandlingar som inte hanterats och införts i det digitala patientjournalsystemet. Det kan exempelvis vara pappersbaserade remissvar och labbsvar som skannas in, kategoriseras och lagras enligt en förbestämd struktur och metadatauppsättning.
Alla typer av fysiska informationsbärare (papper, bilder, mikrofilm etc) kan skannas, eller på annat sätt digitaliseras, för att därefter importeras och lagras i systemet. Digitalisering kan ske både av externa eller interna utförare, i bägge fallen särskiljer man olika dokumenttyper genom att kategorisera de digitaliserade dokumenten utefter en förbestämd dokumentklassificering och lagrar den tillhörande metadata (ex. personnummer, namn, kategori, datum, vårdgivare samt vårdenhet).
Klassificering och metadatafångst kan ske på flera sätt, t.ex. manuellt vid skanningstillfället i systemets indexerings-vy och/eller genom försättsblad, streckkoder och olika typer av mer eller mindre automatiska klassificering- och tolkningsprocesser. Slagning kan även ske mot interna el externa tabeller, databaser och register såsom befolkningsregister. Normalt fulltext-indexeras även samtliga filer som lagras så att man kan söka på fritext, eller en kombination av fritextsökning och förbestämda metadatafält och dokumenttyper.
Materialet kan sedan återsökas via ett webbaserat gränssnitt och/eller via integrationer med andra verksamhetssystem. Integration sker genom REST-API eller via uthopp från patientjournalsystem för att användare med rätt behörighet skall ges åtkomst till att se lagrat material.
