Säkra din data

Informationen som finns i gamla system går inte alltid att migrera rakt av till ett nytt system, ibland finns heller inget system tillgängligt som skall ersätta det gamla fullt ut. Oavsett situation så behöver man kunna arkivera det gamla systemet material men ändå ha möjligheten att återsöka informationen på ett strukturerat och kontrollerat sätt.

Vid migrering av äldre system använder vi därför olika tillvägagångssätt, inklusive kombinationer av olika tekniker. Om tillgång till metadata finns, så migrerar vi metadata och tillhörande filer utefter behov och krav. Om tillgänglig metadata saknas eller är inkomplett, så kan vi textindexera samtliga filer genom vår fulltext-indexeringstjänst. Detta ger då möjligheten att återsöka materialet genom att söka efter specifik text och/eller kombinationer av ord.

Avtalshantering inkluderar både funktioner för digital signering enligt eIDAS regelverk med verifiering mot extern kunddata, samt bakomliggande lagring i GDPR- och OAIS kompatibelt e-arkiv.

Lösningen levereras antingen som moln- eller hybridtjänst, där digital signering sker via befintlig molntjänst och e-arkivet kan vara installerat i kundens egna infrastruktur, eller i molnlösning där all data lagras och transporteras inom Sveriges gränser. Lösningen håller ordning på personuppgifter, följer regelverken som finns för GDPR och utbyter information med andra system och tjänster via befintligt RestAPI och vidaretransporterar data/filer till övriga interna och externa verksamhetssystem.

Vi hjälper både mindre som stora organisationer med övergången från fysiskt material till digitala processer och digital arkivering. Vi tar hand om både strukturerad och ostrukturerat data i diverse fysiska format såsom papper, mikrofilm, bilder, mikrofiche etc. och omvandlar det till elektroniska informationsbärare och automatiserade processer. Antingen som tjänst eller genom leverans av systemlösningar, utefter som passar er och er situation bäst.

Vi ser bl.a. till att hantera dokumenttyper som adressändring, Autogiroanmälan/Medgivande, Ändring autogirouppdrag, Andelsbevis, Best av årsbesked/Kontouttag, Boknings AVI, Byte av org.nummer, Byte av clearing, Dispositionsrätt, Gåvobrev, Ändring automatisk dragning, Ansökan om fondkonto, Rättelse, överlåtelse av andelar, Incidentrapporter, Köp/Inlösen/Fondbyte, Makulering av order, Makulering av överlåtelse, Order, Personnummerändring, Rabatt, Reconciliation, Rättelse, Signaturlista, Skatteskyldighet, Spärr av andelar/Spärrhävning, Teckning, Transfer Bekräftelse, Transfer Uppdrag, Utredning, Vändningsaffärer, Återsökning och Överföring

Vi erbjuder tjänsten via våra samarbetspartners som har lång erfarenhet inom området, arkivering sker i deras fysiskt säkrade lokaler där respektive kunds material arkiveras på specifik plats och under avtalad arkiveringstid, alternativt gallras i enlighet med uppdragets regelverk.

Ofta innefattar arbetsflödet en stor mängd olika dokumenttyper som behöver lagras och hanteras på ett processmässigt korrekt sätt. Vi ser bl.a. till att hantera dokumenttyper som annullation, Ansökan, Avtal, Bedömning, Bouppteckningsintyg, Dödsbo, Faktura, Flyttuppdrag, Frågeformulär, Fullmakter, Förhandsbesked, Försäkringskassan, Hälsodeklarationer, Informationsbrev till kund, Journaler, Klagomålshantering, Kopia av id-handling, Läkarutlåtande, Lönerapport, Medicinsk handling, Nyteckning, Polisrapport, Samtycken, Sjukanmälan, Sjukersättning, Skatteverket, Slutbedömning, Utbetalning, Utlåtanden, Ändringar och Återförsäkring.

Ofta innefattar arbetsflödet en stor mängd olika dokumenttyper som behöver lagras och hanteras på ett processmässigt korrekt sätt. Vi ser bl.a. till att hantera dokumenttyper som kreditansökan, kreditavtal, kreditbedömning, betalningsvillkor, kreditrapporter, och andra relaterade kredithandlingar.

Lösningen erbjuds antingen som moln- eller hybridtjänst, där digital signering sker via befintlig molntjänst och lagringen kan vara ske hos kunden, eller i molnlösning där all data lagras och transporteras inom Sveriges gränser. Lösningen kan konfigureras för att samverka och utbyta information med andra system och tjänster via befintligt RestAPI.

Ofta innefattar tillämpningen organisationshandlingen en stor mängd olika dokumenttyper som behöver lagras, signeras och hanteras på ett processmässigt korrekt sätt. Vi ser bl.a. till att hantera verksamhetens handlingar och dokumenttyper såsom Affärsplaner, Mål och Strategier, Aktiebok, -brev, Bolagsordning samt Arbetsordning för styrelsen, Bolagsverket, Brottsutredningar, Extern revision, Finansdepartementet, Finansinspektionen, Garantistiftelsen, IT-råd, Interna regler, avvikelser mot IT-riktlinjerna samt externa regler, Juridik, externa utredningar, Klagomålsgruppen, Kontroll och styrning, Kundärenden, Patent- och registreringsverket, PUL-förteckning, Presidiemöten, Remisser, Styrelsemöten, Utkontraktering av verksamhet, outsourcing, Varumärke, Årsredovisning, Årsstämma.

Arbetsflödet för pensionshandlingar innefattar olika typer av dokument, såsom pensionssparande, pensionsavtal, pensionsutbetalningar, pensionsförsäkringar, och andra relaterade dokument. Vi strävar efter att effektivt hantera dessa för att säkerställa en smidig process för våra kunder.

Personalhandlingar inkluderar funktioner för digital signering enligt eIDAS regelverk med verifiering mot extern kunddata, samt bakomliggande lagring i OAIS kompatibelt e-arkiv. Systemet kan vara installerat i kundens egna infrastruktur, eller i molnlösning där all data lagras och transporteras inom Sveriges gränser. Lösningen håller ordning på personuppgifter, följer regelverken som finns för GDPR och utbyter information med andra system och tjänster via befintligt RestAPI och vidaretransporterar data/filer till övriga interna och externa verksamhetssystem.

Kategorier och dokument som våra kunder hanterar inom tillämpningen personalhandlingar inkluderar bl.a. Anställningsavtal, Anställningsbevis, Ansökan, Arbetsgivarintyg, Arbetsskador, Avtal utlandstjänstgöring, Befattning, Bekräftelse av anställnings upphörande, Besked – uppsägning pga av arbetsbrist etc, CV, Delegering, Hälsodeklaration, Individuell utvecklingsplan, Interna betyg, Kapital och livförsäkring, Kontrakt, Läkarintyg, Omställningsstöd, Pension, Personförsäkring, Rehabilitering, Reseförsäkring, Sekretess och serviceförbindelser, Sjukvård, Tantiem & Bonus, Tjänstledighet, Utbildningsintyg, Varningar, Ändring av arbetstid, Ändring av lön.

Alla typer av fysiska informationsbärare (papper, bilder, mikrofilm etc) kan skannas, eller på annat sätt digitaliseras, för att därefter importeras och lagras i systemet. Digitalisering kan ske både av externa eller interna utförare, i bägge fallen särskiljer man olika dokumenttyper genom att kategorisera de digitaliserade dokumenten utefter en förbestämd dokumentklassificering och lagrar den tillhörande metadata (ex. personnummer, namn, kategori, datum, vårdgivare samt vårdenhet).

Klassificering och metadatafångst kan ske på flera sätt, t.ex. manuellt vid skanningstillfället i systemets indexerings-vy och/eller genom försättsblad, streckkoder och olika typer av mer eller mindre automatiska klassificering- och tolkningsprocesser. Slagning kan även ske mot interna el externa tabeller, databaser och register såsom befolkningsregister. Normalt fulltext-indexeras även samtliga filer som lagras så att man kan söka på fritext, eller en kombination av fritextsökning och förbestämda metadatafält och dokumenttyper.

Materialet kan sedan återsökas via ett webbaserat gränssnitt och/eller via integrationer med andra verksamhetssystem. Integration sker genom REST-API eller via uthopp från patientjournalsystem för att användare med rätt behörighet skall ges åtkomst till att se lagrat material.